Begeisterung mit Konzept:
per Messe zum Erfolg

„Nur der Überzeugte überzeugt.“

Mit diesem Satz bringt Joseph Joubert, französischer Moralist und Essayist des 18. Jahrhunderts, die Voraussetzung für eine erfolgreichen Messepräsenz auf den Punkt. Man sollte sich also von einem professionellen, ganzheitlichen und ausgereiften Messekonzept nicht nur in kleinem Kreis begeistern lassen – sondern diese Begeisterung weitergeben.

Denn sicher ist, dass nur mit Begeisterung erfolgreiche Projekte ihren Anfang finden. Umso mehr, als dass im Rahmen der Messeplanung und -präsenz Menschen aus verschiedenen Disziplinen zusammenkommen, um gemeinsam den Rahmen für das Ereignis zu schaffen.

Es lohnt sich also unbedingt, die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die später das Standpersonal auf der Messe bilden sollen, frühzeitig im wahrsten Sinne des Wortes mit ins Boot zu nehmen und zu überzeugen. Fragen sollen gestellt und gute Antworten gegeben werden, beispielsweise in einem internen Workshop:

• Was wollen wir wie erreichen?
• Wen sprechen wir an?
• Welche Strategie steckt dahinter?
• Passt der Messeauftritt in unser zugrundeliegendes Kommunikationskonzept?
• Oder, falls wir keines haben: Können wir über eine Messepräsenz ein Konzept ableiten?

Wer die Möglichkeit hat, sollte solch einen Workshop von externen Spezialisten vorbereiten und moderieren lassen. Denn die Innensicht unterscheidet sich immer von der Außensicht. So möchten Entwicklungs-Ingenieure normalerweise immer alles zeigen, was sie geschaffen haben. In der Folge sind Messestände häufig mit Exponaten zugepflastert, werden unübersichtlich und das Konzept verschwindet in der Masse.

Ein Fullservice-Werbeagentur wie fsb/welfenburg sieht ihre Aufgabe darin, eine Marke auf und über den Messestand zu „dreidimensionalisieren“ und schnell erfassbar zu machen – vielleicht mit einem Farbsystem, einer Beschilderung, einer Auszeichnung der gezeigten Exponate oder intelligenten Icons – und bringt das Verständnis für Raum, Form und Material mit. Klar, dass in diesem Planungsschritt verschiedene Welten aufeinandertreffen. Mit Begeisterung und vielleicht der Moderation eines sogenannten Messe-Coach kann die unternehmerische Innensicht sinnvoll um eine gestalterische und kommunikative Außensicht erweitert werden. So entstehen innovative Strategien und Erfolgsmodelle für eine erlebnisorientierte Begegnungskommunikation. Das klingt ein wenig sperrig, bringt es aber auf den Punkt.

Denn am Messestand sollten sich interessierte Menschen begegnen, die miteinander kommunizieren um im Idealfall über das sprechen, was sie als Besucher auf dem Stand gerade erleben oder erlebt haben. Dem begeisterten Messeteam kommt hier die Schlüsselrolle zu – und die Betonung sollte nicht nur während der Messezeit auf Team liegen. 

Hier kommt das erfahrene Team von fsb/welfenburg ins Spiel. Die Werbeagentur aus Ravensburg entwirft als Partner Messekonzepte sowie Messestände und unterstützt in Workshops. Zum Leistungsspektrum gehört auch das Coaching des Messepersonals im Vorfeld der Messe und/oder wenn die Messe läuft. Damit ist fsb/welfenburg von Anfang an externer Ansprechpartner, Mädchen für alles, hat den viel beschworenen großen Hut auf und sorgt dafür, dass sich das Messepersonal wieder einer Begegnungskommunikation widmen darf, die begeistert.

Konkret: Nicht nur das Corporate Design (CD) macht bei einer Messe den Unterschied, sondern man sollte das Potenzial der Corporate Identity (CI) erkennen und nutzen. Identität und Differenzierung erhält ein Messeauftritt dann, wenn alle relevanten Einflussfaktoren berücksichtigt sind – insbesondere eben das Standpersonal, das den Geist des gesamten Unternehmens repräsentiert.

Klar, dass es zum Messeerfolg noch ein wenig mehr braucht als Begeisterung, ungelenkt führt diese allein nicht zum Erfolg. Dazu kommen die Komponenten Mut und Disziplin. Mut, auch in der Kommunikation neue und überraschende Wege zu gehen – ohne die Unternehmenskommunikation auf den Kopf zu stellen –, und Disziplin, um beim verabschiedeten Konzept zu bleiben und dieses mit der nötigen Ausdauer und der Unterstützung der Agentur oder des Messe-Coaches umzusetzen.
 

„You never get a second chance to make a first impression“

In der Tat, und das gilt für eine Messepräsenz ganz besonders, bekommt man keine zweite Chance, um einen guten ersten Eindruck zu machen. Was der Werbeslogan für ein Antischuppenshampoo der Marke Head & Shoulders aus den 1980ern sehr gut auf den Punkt bringt. Man sollte und muss also darauf achten, wie dieser erste Eindruck entsteht. Ein Messeauftritt wird von den Messemitarbeitern geprägt. Treten diese nicht kompetent, freundlich und kontaktfreudig auf, nutzt die beste Messestand-Präsentation nichts und die Chance des guten ersten Eindrucks ist dahin.

Fünf Tipps vom Messe-Coach bei fsb/welfenburg für gutes Messepersonal:

1. Treffen Sie die richtige Auswahl und nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter auf allen Ebenen zu hinterfragen. Dazu gehört natürlich das Know-how, aber auch Kontaktfreudigkeit, gute Kommunikationskenntnisse, Höflichkeit und Freundlichkeit, Stressresistenz, eine schnelle Auffassungsgabe und hohe Motivation.
2. Bestimmen Sie innerhalb des Messeteams einen Messestandleiter, der für die gesamte Zeit der Messe die Verantwortung sowohl für den Messestand als auch den Messeauftritt übernimmt – vielleicht in enger Abstimmung mit dem Messe-Coach.
3. Legen Sie einen zeitlichen Arbeits- und Ablaufplan für den Messestand fest und verteilen Sie alles Aufgaben an alle Mitarbeiter im Messeteam. Damit kommt keine Langeweile oder Unsicherheit auf, was wann zu tun ist.
4. Sorgen Sie für eine klare Aufgabenverteilung am Messestand und halten Sie diese für alle und immer sichtbar schriftlich fest. Dabei helfen auch Checklisten, die von den Mitarbeitern abgearbeitet werden.
5. Und das Wichtigste zuletzt: Schulen Sie ihre Mitarbeiter – mit Begeisterung! Diese müssen wissen, was das Ziel der Messe ist, was das Unternehmen erreichen will. Unabhängig davon, ob Kontakt zu Bestandskunden oder Neukundengewinnung durch die Präsentation neuer Produkte im Vordergrund stehen, sollten alle Mitarbeiter über eine ausreichendes Wissen bezüglich Unternehmen, Corporate Identity, Produkte und Produktneuheiten verfügen. Und – auch wenn es selbstverständlich scheint – grundlegende Etikette-Regeln sollten geklärt werden. Das beginnt bei Höflichkeit und korrektem Auftreten, geht über die einheitliche Kleidung, das gepflegte Auftreten bis zur Übereinkunft, keine leeren Kaffeetassen herumstehen zu lassen.

Sehr schöne und immer funktionierende Hilfsmittel am Stand sind ein Gesprächsleitfaden und ein kleiner Messeknigge über die „Do’s and Don’ts“ während, vor und nach den anstrengenden Messestunden.
 

„If you can't measure it, you can't manage it“

„Was du nicht messen kannst, kannst du nicht lenken,“ schrieb der US-amerikanische Wirtschaftswissenschaftler Robert S. Kaplan 1996 in seinem Buch „Balanced Scorecard“. Diese Weisheit sollte eigentlich bei jedem Konzept in Werbung und Marketing eine Rolle spielen – besonders aber im Messewesen. Denn warum die Anstrengungen einer Budget- und Messeplanung sowie der Messeorganisation auf sich nehmen, wenn sich anschließend der Erfolg nicht festhalten lässt? Also, bei aller Begeisterung über gute Gespräche, spannende Nachfragen und interessante Angebote – um dem Messeerfolg messbar zu machen, sollte/n

• anschließend ein Kosten-/Nutzencheck und ein Rechnungscontrolling zeigen, ob sich der Aufwand gelohnt hat,
• die während der Messe professionell festgehaltene Besuchererfassung ausgewertet werden,
• die neuen Kontakte in die unternehmenseigene Datenbank (CRM) aufgenommen und eingepflegt werden, und
• ein Abschlussbericht verfasst werden, der später im Kreis aller Beteiligten und hoffentlich mit Begeisterung präsentiert wird.

Was also als Idee mit Begeisterung einen guten Anfang genommen hat, wird bei einem überzeugenden Messekonzept und ausgeklügelten Werbemedien bis hin zum smarten Give-away bei früher Einbeziehung des Messepersonals und mit Unterstützung eines Messe-Coaches zu einem begeisternden Erfolg, einem „Call to Action“. Höchste Zeit also für die Vorbereitung der nächsten Messe.